¿Qué es y cómo organizar un webinar desde una asociación?

En los últimos años la formación on-line ha tenido una gran acogida convirtiéndose en una opción rápida, sencilla y flexible para la gente. La palabra webinar es ahora un habitual cuando se habla de formación digital, pero ¿qué es exactamente?

Los webinars son pequeñas sesiones (en torno a una hora) de formación en directo a través de Internet. A través de una plataforma específica, los participantes en el webinar pueden ver la presentación y seguir las explicaciones del ponente, además de interactuar a través de un chat y hacer sus propias preguntas.

Hay muchas formas de organizar un buen webinar, algunos de los puntos más relevantes que hay que tener en cuenta son:

  • Para hacer un buen webinar tenemos que tener claro cuál es el objetivo del mismo: ¿qué mensaje queremos transmitir? ¿a quién nos dirigimos? ¿qué pretendemos obtener?
  • Una vez tengamos claro el resultado que buscamos, debemos empezar por escoger una temática adecuada al público al que nos dirigimos y presentarla de forma atractiva: a través de un título potente y materiales que impacten visualmente en el lector.
  • Es importante hacer una buena estrategia de marketing y elegir los canales de difusión adecuados.
  • Para que una acción on-line tenga resultados, es fundamental contar con una base de datos. Si no la tenemos, debemos dedicar tiempo a elaborarla.
  • Un único webinar puede ser interesante, pero lo ideal es mantener una periodicidad que permita reforzar tu presencia de marca.
  • La formación on-line tiene muchas ventajas, pero está en nuestra mano saber aprovecharlas y no perder la atención de un público que tiene múltiples estímulos a su alrededor: una buena conexión a internet, una imagen y acústica de calidad y una presentación visual, que incluya vídeos, imágenes e infografías son algunas de las claves para obtener un buen resultado.

Además, no debemos olvidar que un webinar no termina cuando se cierra la sesión: un buen correo de agradecimiento o una encuesta para saber cuál es la opinión de nuestro público son acciones que apenas nos llevarán tiempo y repercutirán en un mejor resultado.

 

Caso práctico

Desde Rabuso organizamos y gestionamos multitud de formaciones on-lines. Cada una de ellas se adapta a las características de cada asociación y al público a quien va dirigido.

Aunque todas comparten unas pautas comunes. Veamos el caso de la Asociación de Reparación Refuerzo y Protección del Hormigón (ARPHO) y la gestión de sus webinars.

Como ya hemos mencionado anteriormente, hay que establecer el objetivo de la sesión, además de buscar una fecha y plataforma para llevarlo a cabo.

Otro elemento que puede ser el punto de determinante del éxito del webinar son los ponentes. Escoger a la gente adecuada es fundamental. Desde la asociación contamos con dos perfiles, contratistas o proveedores, que deseen proponer algún tema de interés para el gremio.

Ahora vamos con el desarrollo del propio webinar.

  • Hay que buscar un título adecuado al tema de la presentación para que el público sepa que puede aprender.
  • A continuación realizamos un esquema con el contenido del webinar, este paso es fundamental para atraer la atención del público y aumentar las inscripciones.
  • Todos los webinars se publican en la página web de la asociación donde aparece toda la información, fotos de los ponentes, datos de contacto, además de todos los puntos anteriores.
  • Durante la sesión se muestra una presentación que hay que preparar. En nuestro caso contamos con una plantilla adaptada a la plataforma donde se realiza el webinar, aunque se adapta con los logos e información de cada formación.
  • Una vez realizados todos los pasos anteriores, es conveniente realizar un ensayo, de esta forma pueden solucionarse cualquier imprevisto y responder a cualquier duda.
  • Además, el día de la presentación, los ponentes se conectan con antelación para hacer las últimas comprobaciones. Es aconsejable que para evitar ruido se desactiven los micrófonos y cámara de los asistentes para cualquier duda estará disponible el chat.

 

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