10 sencillos pasos para elaborar y difundir la información de tu asociación a través de notas de prensa
¿Qué es una nota de prensa?
Una nota de prensa es un documento de no más de 2 páginas dirigido a los medios y prensa para informar sobre una novedad o algún hecho de interés periodístico sobre nuestra empresa o negocio.
El objetivo principal es conseguir su publicación de manera gratuita en la mayor cantidad de medios posibles para llegar al público, ya sea en televisión, radio, periódico o redes, o cualquier formato digital.
Desde el punto de vista de una asociación, el contenido de las notas de prensa se divide principalmente en dos: noticias sobre la propia entidad o información acerca de sus miembros. Además, como apoyo extra, esta información puede compartirse en la propia newsletter de la asociación para conseguir un mayor alcance.
Pautas para elaborar una nota de prensa de éxito
Antes de comenzar a escribir hay que saber qué queremos contar ya que el objetivo es llamar la atención del periodista por lo que no todo vale. Algo que es fundamental es el tiempo, los profesionales de los medios reciben grandes cantidades de correos con notas como la tuya, así que, si no es interesante, no pierdas el tiempo redactándola o haciendo a otras personas leer algo que no es de su interés.
Las claves para que tu nota de prensa tenga éxito son la brevedad, concisión y que sea atractiva. Más no es mejor. Así que vamos a ver cuales son las pautas para redactar una nota de prensa:
1. Cabecera
Siguiendo el objetivo principal, la cabecera es la carta de presentación y el momento en el que el periodista determina si sigue o no leyendo. Por eso, la presentación es muy importante. Algunos elementos recomendables que aparezcan: incluir el logo de la empresa, indicar que es una nota de prensa, la fecha e incluso puede adjuntarse una imagen o fotografía.
2. Titulo o titular
Aunque parece sencillo, es uno de los elementos más complejos ya que en ocasiones no es fácil resumir todo el contenido o destacar la idea más importante. Hay que mantener las claves anteriores, tiene que ser breve, claro y conciso.
3. Entradilla o lead
Son 4 o 5 líneas que forman el primer párrafo de la nota donde aparece la información más relevante. Normalmente da respuesta a las 5W (what, when, where, why, who). Hay que aclarar que no es obligatorio dar respuesta a todas ellas en la entradilla ya que pueden aparecer en el cuerpo.
4. Cuerpo de la noticia
Es el resto de la nota donde se desarrolla el tema, siempre manteniendo la estructura de pirámide, es decir, comenzar con lo más relevante y dejar para el final la información menos importante. El mayor problema suele ser la organización del contenido. Para facilitar esta tarea se recomienda tratar una idea por párrafo.
5. Boiler plate
Puede pasar desapercibido, pero es de gran importancia, los periodistas reciben muchas notas de diferentes empresas y aquí es donde encontraran la información de forma rápida para poder conocer la empresa. Se trata de un breve resumen de la empresa o una biografía, es el lugar ideal para promocionar tu empresa.
6. Datos de contacto
Si el periodista no tiene estos datos (nombre y apellidos, cargo, correo, teléfono, web) no podrá contactar contigo en caso de que quiera más información o tenga alguna duda acerca de la noticia.
7. Diseño o maquetación
Una vez terminada la redacción del contenido hay que presentarla para que sea atractiva. El uso de los colores corporativos facilita su relación con la empresa, no usar colores que dificulten la lectura sobre todo en digital ya que varía del papel. El diseño es una forma de atraer al periodista, pero no olvidemos que lo fundamental es el contenido que queremos comunicar.
8. Base de datos
Una vez tenemos el contenido y la maquetación, es el momento de decidir a quien enviar la nota de prensa. Para ello es fundamental contar con una base de datos amplia y actualizada. No todas las notas de prensa son de interés para todos los medios, así que hay que decidir quienes podrían estar interesados en función del tema y el medio.
9. Correo
En algunas ocasiones las empresas cuentan con plataformas de envío para medios, sino siempre puede enviarse a través del correo de la empresa. Aun así, no hay que olvidar que hay que cuidar el contenido y diseño. Escribir el asunto es igual de importante que el título de la noticia ya que es lo que lee el periodista y con lo que decide si abre o no el correo. Al igual que el texto del interior del correo.
10. Responder al correo
Aunque parece que ya lo has hecho todo no es así. Hay que revisar el correo para dar respuesta a cualquier duda o pregunta de los medios a los que has enviado la nota o a otras personas que hayan podido ver la información. También es posible que llamen para pedir más información si están interesados en el tema.
Caso práctico
Desde Rabuso gestionamos varias asociaciones empresariales, entre ellas la Asociación Española de Pavimentos Continuos, AEPC con la que hemos realizado un estudio sobre el gremio. Una vez finalizado el estudio y tras su publicación, redactamos una nota de prensa que enviamos a los medios y miembros interesados en el tema.
Además de enviar la nota de prensa, también la publicamos en la web para que esté accesible a cualquier persona interesada a la que no se le haya enviado el correo.
Por otro lado, incluimos un enlace de descarga de la propia nota de prensa y material complementario como imágenes o documentos relacionados.
También dentro del texto incluimos enlaces para acceder de forma rápida a mas contenidos, en este caso a la propia entrada de la publicación. Y resaltamos en negrita detalles relevantes que faciliten la lectura del texto.
