Control económico de proyectos asociativos: cómo elaborar un presupuesto.
Desde los orígenes de la historia, los seres humanos han intentado formar parte del equilibrio de la Naturaleza construyendo esculturas con elementos naturales y sin ningún material vinculante. Si hablamos de proyectos de asociación, la búsqueda de equilibrio también se aplica cuando se trata de ingresos y gastos para tratar de cumplir con el objetivo con los recursos disponibles. ¡El único resultado desequilibrado que sería válido sería un balance de ganancias!
Una manera sencilla de llevar a cabo el control económico de nuestro proyecto es con un archivo de Excel para recopilar los ingresos esperados y ayudarnos a adaptar los gastos que se van a generar. En resumen, los gastos no pueden superar los ingresos. Todos los proyectos de las asociaciones gestionadas por RABUSO en los que haya dinero, deben tener primero un presupuesto. Un proyecto no debe comenzar sin un alcance claro, objetivos y control económico.
¿De dónde provienen nuestros ingresos?
En la sección de ingresos, identificaremos los diferentes recursos. En los proyectos de asociación, suelen provenir de fondos asignados, inscripciones, patrocinadores o una combinación de estas tres opciones. Puede haber diferentes tarifas dependiendo de algunos criterios. Por ejemplo, la inscripción para empresas miembros o no miembros. Las oportunidades de marketing pueden tener varias opciones con diferentes beneficios y tarifas, o solo puede haber un tipo para simplificar.
¿Qué costos están previstos?
Cuando se trata de gastos, necesitamos analizar el tipo de proyecto e identificar las necesidades. Por ejemplo, si se trata de un evento, podemos necesitar alquilar el lugar, servicios de catering o la producción de los materiales promocionales. Algunos consejos que pueden ayudar a estimar los gastos de un proyecto son:
El control económico del mismo proyecto en ediciones anteriores
Proyectos similares de otras asociaciones
La lista de precios de los servicios de RABUSO, organizada por área
Cuando se trata de un proyecto nuevo sin referencias previas, deberíamos:
Solicitar ofertas de al menos 2 o 3 proveedores
Estimar el costo del servicio/producto
Tener un fondo de reserva para circunstancias imprevistas
Control, seguimiento y cierre financiero del proyecto
A medida que el proyecto avanza, el Director del Proyecto registrará en la columna ‘Actualización’, junto a la columna ‘Presupuesto’, los montos reales tanto de ingresos como de gastos. El departamento de Contabilidad será responsable de registrarlos conforme se emiten las facturas y se reciben los pagos en la cuenta de la asociación. Si el proyecto se extiende por dos años diferentes, es necesario registrar cada factura y pago en el año en el que ocurrió.
El trabajo en equipo y la comunicación entre los miembros del equipo es especialmente importante. Antes de cerrar el proyecto, el Director del Proyecto debe verificar que todas las tareas se han cumplido y que se han recibido las facturas de los proveedores. El departamento de contabilidad informará el cierre financiero del proyecto al equipo cuando todos los ingresos y pagos hayan sido registrados.
Parece complicado elaborar un presupuesto para un proyecto, pero con algunos consejos y experiencia, ¡nada es imposible!
