La contabilidad de las asociaciones paso a paso

Las asociaciones son entidades sin ánimo de lucro, que están formadas por un conjunto de personas, tanto físicas como jurídicas, que comparten intereses y objetivos comunes.

Aunque las asociaciones no tengan fines lucrativos, han de generar una serie de ingresos que sean suficientes para llevar a cabo las actividades específicas que le lleven a conseguir ese objetivo o misión para las que fueron creadas; en nuestro caso, la misión de las asociaciones de las que RABUSO forma parte del Secretariado podrías ser: “Dar visibilidad a la profesionalización y buenas prácticas de su sector de actividad”.

Dichas actividades específicas que la asociación lleva a cabo podrían agruparse en:

  1. Eventos: Encuentros regionales, convenciones anuales y demás foros
  2. Cursos de formación: A través de plataformas online, webinars y grupos de trabajo
  3. Publicaciones y guías: Técnicas, divulgativas, estudios y anuarios
  4. Demás acciones de marketing: Mediante redes sociales, identidad corporativa, acreditaciones y certificaciones

La contabilidad es una disciplina que se encarga de medir, codificar, registrar y analizar la situación económica y financiera de una empresa u organización en un determinado periodo de tiempo, correspondiente al año fiscal, con el fin, tanto de facilitar la correcta toma de decisiones por parte de la dirección y gerencia de la empresa u organización, a través del análisis de las micro magnitudes económicas, como de la fiscalización externa de dicha contabilidad por parte de las autoridades fiduciarias competentes para ello, presentando la información de las operaciones que sean útiles y relevantes, de forma ordenada y cronológica, acorde con las normas contables recogidas en el Plan General Contable, promulgado en 2007.

Con la ejecución de las actividades específicas descritas anteriormente, la empresa u organización genera una serie de ingresos y gastos:

  • Los ingresos son las facturas emitidas a clientes; en nuestro caso, corresponden a las cuotas emitidas a miembros; a los patrocinios contratados para las diferentes publicaciones que crea la asociación; y a los servicios y productos que genera la asociación, como son las acreditaciones y certificaciones o las ventas de publicaciones
  • Los gastos derivan de las facturas recibidas de los proveedores; son las facturas por los servicios prestados por RABUSO; proveedores periódicos, como los servicios de contabilidad y por el uso de la plataforma de formación; y los proveedores puntuales, para proyectos concretos y específicos, como pueden ser las facturas recibidas por Editorial MIC, de Correos y de NACEX

Para el correcto registro de las operaciones, hay que codificar las facturas mediante sellos específicos, que registran los datos referentes a la contabilidad, a la analítica y a la recepción de anticipos. Una vez codificadas acorde a las cuentas usadas por la asociación, se archivarán dichas facturas dentro de la contabilidad de la asociación, distinguiendo entre ingresos y gastos, y ordenándose de forma cronológica; Además, se volcará dicha información analítica en el servidor informático, dentro del informe económico de cada asociación, con el fin de facilitar y dar accesibilidad a la información económica y financiera que sea relevante para la toma de decisiones de una forma óptima.

Por último, una vez llegado el final del año fiscal, que no ha de coincidir necesariamente con la conclusión del año natural, se cierra la contabilidad, se realiza el oportuno cuadre bancario mediante la conciliación entre el resultado contable y fiscal, y se preparan los libros que sean obligatorios presentar, primero a la Junta General de la asociación para su conocimiento y aprobación, y después ante el Registro Mercantil para su validación y legalización, acorde a la ley.