Claves para reuniones eficaces

Siempre hemos tenido reuniones de trabajo. Sin embargo, desde que un virus mutó en pandemia global e interrumpió los viajes, tenemos la sensación de que en el trabajo estamos saltando de reunión en reunión.

Con esto no quiero decir debamos suprimir las reuniones, puesto que tienen múltiples funciones beneficiosas. Las reuniones de trabajo sirven para fortalecer los lazos del grupo, obtener información y opiniones, aclarar problemas, promover el debate, despertar sinergias, …

El objetivo es eliminar las reuniones ineficaces y que están sobredimensionadas tanto en tiempo como en número de asistentes.

Y ¿ qué señales nos indican que una reunión no va bien? Hay varias, pero las cuatro más habituales entre los asistentes son:

  1. Mirar el móvil o realizar otras tareas
  2. Aparición de conversaciones paralelas
  3. Soliloquio del líder
  4. Monopolio de la conversación por una o dos personas

Si estas señales aparecen, ¡es hora de que el coordinador de la reunión entre en acción! Pero ¿qué es lo que tiene que hacer un buen líder?

  • Tiene una buena gestión del tiempo. Mantiene el ritmo de la reunión para tratar todos los puntos de la agenda, reorienta a los participantes cuando se alejen del tema prioritario, y sabe ver cuándo un problema necesita más tiempo u otra reunión específica.
  • Escucha activa para ayudar a sacar temas complejos y tratarlos de manera constructiva, confirma con los participantes que se han comprendido bien lo que han dicho, y verifica con la persona que toma las notas de la reunión que los acuerdos y acciones quedan escritos.
  • Manejo de conflictos: Fomenta el debate de las ideas, crea un ambiente donde la gente se siente cómoda expresando su desacuerdo, y controla los comportamientos irrespetuosos recordando las reglas básicas.
  • Asegura la participación activa de los asistentes y cede la palabra a quienes quieren hablar, evita el monopolio de la conversación y mantiene a raya las conversaciones paralelas.
  • Búsqueda de consenso. Sabe cuando dejar que la conversación fluya y cuando debe intervenir de forma asertiva. Facilita el debate sin favorecer ningún punto de vista. En general, no presiona para que la gente se posicione, salvo cuando haya que tomar una decisión.

Además, existen otros trucos que ayudan a preparar el terreno para conseguir reuniones eficaces y con resultados. Veamos qué podemos hacer antes, durante y después de la reunión:

  • ANTES:

Preparar la agenda con los puntos a tratar

Convocar sólo a las personas necesarias

Enviar la convocatoria de reunión con antelación, a ser posible por correo electrónico y una invitación del calendario

Asegurar la participación de las personas claves

 

  • DURANTE:

Tener horarios claros de inicio y fin, y respetarlos

Asignar bloques de tiempo por temas

Hacer una pausa para ir al baño si la reunión dura más de 1 hora

Recordar las normas básicas (turno de preguntas, no multitarea, cerrar micro si no hablas, …)

Crear un buen ambiente, como cuidar la temperatura e iluminación de la sala, poner algo de comida, hacer dinámicas en grupo, …

 

  • DESPUÉS:

Escribir y enviar el acta o resumen de la reunión a los asistentes

Recordar la fecha de la próxima reunión para que la gente se la anote en su agenda

Si sigues estos consejos y te comportas como de un buen líder, tus reuniones alcanzarán los objetivos fijados y la gente te preguntará: ¿Cuándo es la siguiente reunión?