Reuniones: diseño y seguimiento
Una reunión es un instrumento de trabajo en equipo, un momento en el que distintas personas tienen la oportunidad, mediante la comunicación directa, de perseguir y conseguir objetivos concretos.
Es una reunión eficaz deben confluir tres aspectos: la producción de resultados, la relación de personas y la orrganización.
Una reunión supone un proceso que tiene su desarrollo en el tiempo y que consta de las siguientes etapas:
1.Preparación: se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Fecha: ¿Cuándo es más conveniente realizar la reunión?
- Objetivos: ¿Para qué se realiza la reunión?
- Participantes: ¿Quién debe asistir?
- Información previa: ¿Qué tienen que saber los asistentes antes de la reunión?
- Tiempo: ¿Cuánto debe durar la reunión?
- Hora: ¿A qué hora es más conveniente reunirse?
- Orden del día: ¿Qué orden se va a seguir?
- Metodología: ¿Qué procedimientos se van a seguir?
- Medios: ¿Qué medios físicos/materiales se necesitan para el desarrollo de la reunión?
- Acuerdos: ¿A qué acuerdos se debe llegar?
2. Comienzo: los aspectos que facilitan el correcto comienzo son la puntualidad, clima, presentaciones… y todos deben ir enfocados a los siguientes objetivos:
- Objetivos y métodos
- Desarrollo
- Conclusión. Se debe concluir con una síntesis, nombrando responsables, fechas, objetivos y agradecimientos.
3.Final: una vez finalizada la reunión se debe realizar una serie de acciones:
- Anotar acuerdos a través del acta
- Remitir copia del acta a los asistentes
- Elaborar y comprobar el plan de acción
- Identificar a los responsables y sus compromisos
- Remitir toda la documentación necesaria a los responsables de alguna actividad
- Remitir y recordar los plazos de actuación
- Informar sobre los resultados que se van obteniendo
- Archivar el acta
- Evaluar la reunión
