Cómo gestionar reuniones

Una reunión es un encuentro entre personas organizado para compartir y poner en común ideas, opiniones, conocimientos y experiencias, con el fin de obtener un resultado concreto que no existía al principio.

Los elementos fundamentales en una reunión son los siguientes:

El tema que es elegido antes de convocar la reunión. El tema que se elija tiene una serie de objetivos que tienen que cumplirse para poder llegar a obtener resultado. Es por ello, que los objetivos para que se cumplan deben abordar las siguientes pautas:

  • Consultar: recoger información, sugerencias, puntos de vista o recomendaciones. Discutir: intercambiar diferentes puntos de vista sobre diversos temas que les interesa a los participantes
  • Generar nuevas ideas
  • Tomar decisiones
  • Organizar y gestionar las aplicaciones de las decisiones y establecer un plan de acción para organizar el trabajo.
  • Controlar y verificar que el plan de acción que se está llevando a cabo obtiene los resultados esperados.

La hora y el lugar pueden influir de forma positiva o negativa para obtener éxito de la reunión.

Y los elementos principales son los participantes que están formados, por un lado, por el moderador y por el otro por los asistentes.

Todas las reuniones tienen tres etapas claves:

  • Preparación: es la primera etapa y se caracteriza por:
    • El aviso de convocatoria y el orden del día: Estos son los primeros documentos que leerán los asistentes que deben contener la máxima información de la reunión para que puedan venir motivados y preparados.
    • Elección de los participantes: Hay que saber a qué participantes invitar a la reunión y que les pueda servir de provecho y no sea una pérdida de tiempo. Es aconsejable no invitar a más participantes de lo normal.
    • El momento de la reunión: Se recomienda que se realicen entre medias de la semana y en el horario de 10h a 12h o de 15h a 16h ya que serán las horas más productivas para el participante.
    • Duración: Una persona es capaz de mantener la atención durante una hora y treinta minutos. Si las reuniones duran más de ese tiempo, es necesario que se haga un descanso.
    • La documentación final de la convocatoria es necesario que se envíe de 3 a 10 días antes de la reunión.
  • Moderación: o, mejor dicho, el moderador tiene que dirigir, orientar y coordinar. Además, tiene que cumplir una serie de funciones:
    • Establecer un tema y aportar la información necesaria
    • Moderar las discusiones e intentar llegar a acuerdos
    • Generar buen clima
    • Fomentar la comunicación y la cohesión del equipo
    • Tipos de moderador:
      • Autoritario
      • Laissez Faire
      • Implicado
    • Cualidades del moderador:
      • Positivo
      • Abierto
      • Imparcial
      • Tiene que saber pensar
  • Seguimiento de la reunión: Esta es la etapa final y se caracteriza por la creación del acta de la reunión que debe tener todos los puntos clave expuestos y además, tiene que existir una evaluación de la reunión para ver si los objetivos se han cumplido.

En Rabuso, tenemos una buena comunicación interna entre departamentos y tenemos reuniones semanales que no son muy largas y existe la comunicación entre las diferentes áreas que nos ayuda a trabajar mejor en equipo y obteniendo los mejores resultados.

Para evitar el fracaso de las reuniones, hay que tener en cuenta los siguientes consejos:

  • Que las reuniones no sean aburridas
  • Que no se excedan de tiempo
  • Que no obtengan resultados

Y para terminar tiene que existir un equilibrio entre cooperación, regulación y producción.