La planificación de cualquier proyecto (ya sea, por ejemplo, un viaje personal o un evento profesional) es la forma más eficiente de conseguir el objetivo planteado sin perder la cabeza ni la vida en ello. La planificación es el puente entre objetivos y resultados. Sin ella, cualquier meta corre el riesgo de quedarse en una simple intención.
Qué es un proyecto
Según el PMBOK, la guía del Project Management Institute (PMI), un proyecto es un esfuerzo temporal para crear un producto, servicio o resultado único. No obstante, para comprender mejor cómo ejecutar un proyecto, es mejor tener en mente la definición que incluye las “cuatro patas” esenciales: acciones, tiempo, recursos y objetivo. La propia planificación forma parte del ciclo de vida del proyecto: desde el inicio pasando por la propia planificación, para continuar con la ejecución y el cierre, y todo ello bajo monitorización y control continuos.
Metodologías disponibles
Existen tres grandes familias. Las metodologías ágiles trabajan en ciclos cortos y de forma visual, con tableros de tareas por hacer, en proceso y hechas. La metodología tradicional o en cascada avanza por fases consecutivas (análisis, diseño, desarrollo, pruebas e implantación) y se apoya en listados detallados de tareas con fechas y dependencias. Por último, los marcos de enfoque y objetivos, como SMART, exigen metas específicas, medibles, alcanzables, relevantes y limitadas en el tiempo.
A la hora de planificar (con independencia de la metodología a emplear) es necesario tener en cuenta:
- Definición de objetivos y alcance
- Estructura de desglose del trabajo (EDT)
- Elaboración de cronograma
- Asignación de recursos y presupuesto
- Gestión de riesgos y planes para mitigarlos
- Elaboración de un plan de comunicación entre los implicados
- Identificación de interesados (stakeholders)
- Definición de criterios de éxito con sus métricas de evaluación
Consejos para el día a día
La matriz de Eisenhower ayuda a distinguir entre lo urgente y lo importante: hacer, programar, delegar o eliminar. El time blocking reserva bloques de agenda para las prioridades, y el time boxing fija límites estrictos de tiempo a cada tarea. También conviene recordar la regla 80/20: una parte pequeña del esfuerzo genera la mayor parte del resultado, así que hay que protegerla de distracciones e interrupciones.
Planificar no es un paso más dentro de un proyecto, sino la manera de convertir las intenciones en resultados, de la manera más óptima posible. No sólo desde un punto de vista de tiempo o presupuesto, sino desde el propio éxito y bienestar de personas que participan en el mismo.
