¿Cómo elaborar y difundir newsletters de una asociación profesional o de empresas?
Una newsletter es una publicación digital que se distribuye a través del correo electrónico con cierta periodicidad (diaria, semanal, mensual, bimensual o trimestral). Las newsletters suelen estar formadas por diferentes artículos de interés o novedades destacables para los suscriptores de la asociación.
Desde Rabuso gestionamos varias asociaciones empresariales a través de las cuales se realiza el envió de diferentes tipos de newsletters. Para ello utilizamos el plugin de wordpress denominado MailPoet.
Este plugin, tiene como principal objetivo facilitar a bloggers o a redactores de blogs, organizar, administrar y automatizar tareas en el blog en el cual escriben.
Dentro de los diferentes tipos de newsletters podemos clasificarlos en:
- General: aglutina en un solo boletín toda la información relevante de una entidad durante un mes o periodo en concreto. Cualquier persona interesada puede suscribirse para recibir esta información.
- Actividad o evento: promociona un evento en concreto, que puede ser organizado por la propia entidad o por una externa. Se envía a las personas interesadas en el tema.
- Especial: pone en valor otros proyectos que no son eventos, como las publicaciones, estudios u otras acciones.
- Privado: Cuándo afecta a unas personas determinadas acerca de una información confidencial o interna de la asociación.
Pautas para elaborar una newsletter
- Antes de empezar con la elaboración y diseño del boletín, es necesario haber realizado dos pasos previos:
- Publicar los contenidos en la página web de la asociación. De esta manera se podrá enlazar el texto/imagen/botón del boletín con la correspondiente página o entrada para ampliar la información que se incluye en el newsletter. Esto permite al usuario acceder al contenido que le interese de la página web de la asociación de manera rápida y cómoda desde su correo.
- Tener creada una lista de suscriptores a quienes enviar la newsletter, o bien una base de datos de posibles interesados en la información que queremos comunicar.
- Es recomendable informar a los miembros de la asociación o empresa relacionada de que pueden mandar información propia y de interés para incluirla en la newsletter.
- Para poder comenzar con su elaboración, se realiza una reunión editorial para comentar ye establecer los contenidos que se incluyen
- Actualizar toda la información en la web por si alguien quiere más información.
- Una vez creados y revisados todos los contenidos se procede a la realización de un borrador.
- Se revisa el borrador, sobre todo, fechas de eventos, noticias de última hora,…
- Una vez realizado el paso anterior se realizan las correcciones oportunas y se vuelve a revisar.
- Para finalizar, programa el envío a los suscriptores.
- Aunque parezca que ya ha terminado el envío y realización, no es así, hay que revisar los correos, posibles dudas, bajas de suscripción, …
Newsletter AEDED
Para organizar el trabajo con antelación, realizamos una planificación anual de las newsletter generales o públicas que, en caso de haber algún cambio, se irá adaptando. Además, se programa semanalmente las newsletter especiales o temáticas en función de las últimas novedades o actividades programadas.
En el caso de AEDED cada dos meses se envía la newsletter general con las últimas novedades, eventos, publicaciones, miembros,… que haya en la asociación o relacionadas con sus miembros.
Para destacar la información seguimos un esquema o plantilla que está compuesto por:
- Una noticia destacada en mayor tamaño con la novedad de la asociación o su último proyecto.
- Varias noticias por debajo de la destacada ordenadas según la relevancia de su contenido y diferenciadas por su tamaño.
- Incluimos las últimas publicaciones o vídeos subidos a la web o de algún miembro.
- Para completar la información incluimos nuevos miembros de la asociación y reuniones o eventos del calendario.
Todas estas noticias están enlazada a la web donde pueden encontrar más información sobre ello, además, de noticias anteriores, publicaciones, eventos, formularios de consulta,…
También es recomendable incluir algún bloque publicitario más visual sobre algún evento de la asociación, webinar o publicación.