¿Cómo crear un libro blanco o guía técnica y divulgar la actividad de una asociación?
Antes de hablar de cómo crear un libro blanco o guía técnica, es fundamental, conocer qué son estas publicaciones. El libro blanco, o guía técnica, es un documento que se crea con el objetivo de ayudar a los lectores a comprender un tema, resolver un problema o tomar una decisión.
Desde Rabuso, gestionamos asociaciones empresariales, y en cada una de ellas se ha creado una guía informativa o libro blanco que habla sobre la industria a la que se dedican.
El objetivo de estas publicaciones es divulgar toda la información sobre algún concepto en particular o elementos generales relacionados con el gremio, y el trabajo que realiza la asociación como especialista del sector. Además, para todos los trabajadores y profesionales es una herramienta muy útil para unificar elementos o conceptos relacionados con el mismo.
Cada una de estas guías o libros se crean a partir de un grupo de trabajo, es decir, un grupo de personas profesionales o conocedoras del sector que a través de reuniones ponen en marcha un proyecto. Si bien es cierto, debe ser aprobado por la Asamblea y Junta directiva para poder ponerlo llevarlo a cabo. Además, cuentan con el apoyo de entidades colaboradoras como Administraciones públicas, colegios profesionales, asociaciones y otras instituciones que aportan profesionalidad a la propia publicación.
Para organizar el trabajo es recomendable asignar un coordinador del grupo de trabajo, esta persona suele ser alguien especializado dentro de la asociación para poder resolver cualquier posible duda que surja a lo largo del desarrollo.
La mejor forma de comenzar a crear una guía técnica es con una tormenta de ideas para poder crear el índice con los contenidos más relevantes y decidir el enfoque de la publicación. Una vez establecidas estas primeras pautas se comparte con los miembros para ponerse de acuerdo y poder continuar.
Aprobado el índice y los contenidos comienza la elaboración del primer borrador. Estas publicaciones están redactas por un redactor externo conocedor del tema que colabora con la asociación, y será puesto en común con los miembros y se corregirá y modificará en las reuniones de grupos de trabajo. Además, estas reuniones sirven para resolver posibles dudas y acordar ciertos contenidos que pueden generar controversia.
Tras varias reuniones y correcciones del borrador, se organiza una reunión final donde se presenta el texto final para realizar una última revisión.
Durante todo este proceso se han ido recopilando fotografías e imágenes que se van a añadiendo en la maquetación de la publicación. Y se lanza la campaña de marketing para conseguir entidades que quieran colaborar, así la guía mejora su reputación y consigue una mayor difusión. A cambio de su colaboración reciben varios ejemplares de la propia publicación.
Para finalizar se celebra una reunión antes de enviar a imprenta la publicación para comprobar la maquetación completa.
Para cerrar el proyecto, se envía a imprenta, se envía a todos los colaboradores o entidades que hayan participado y se comparte en las redes sociales, se publica en la web y se envía una newsletter para dar a conocer la nueva guía a todos lo miembros y suscriptores.
Guía sobre amianto
Un ejemplo de libro blanco o guía técnica es la guía sobre amianto de AEDED, la Asociación española de demolición, descontaminación, corte y perforación.
Esta guía muestra una visión general y el proceso de descontaminación (desamiantado), ha sido elaborada a través de un grupo de trabajo transversal, y pretende dar una visión general sobre este residuo peligroso y sobre el proceso de descontaminación.
Los contenidos de la guía cuentan con un carácter divulgativo e informativo, pero sin hacer un excesivo hincapié en la normativa técnica y sus correspondientes referencias legales.
Está dirigida al cliente final, aunque engloba a todo el sector pues en su creación han participado tanto contratistas como proveedores aunque se destine al cliente.
En el caso de esta guía, tras su impresión se difunde por los medios habituales, redes sociales, newsletters, webs, pero además, se crea un vídeo animado donde se resumen la actividad y temas principales que recoge la publicación de forma breve. Además, se crea un comic basado en el vídeo.
Desde la propia asociación también contamos con cursos o webinars formativos sobre el tema donde se amplia la información o se estudia la propia guía técnica.
