15 pasos para organizar un foro empresarial o congreso profesional de éxito en tu asociación
Organizar un evento es algo que requiere mucho tiempo y dedicación independientemente de si es para un foro o congreso profesional o un evento de cualquier otro ámbito. Antes de todo, un evento se divide en tres fases, antes, durante y después.
Pero, para poder comenzar con la primera fase es necesario establecer un presupuesto en función del cual se tomarán todas las decisiones y a lo que se adapta toda su planificación. A continuación se establecen una serie de pautas que sirven como guía para poder organizar un evento empresarial de éxito.
- Hay que escoger un lugar adecuado al evento teniendo en cuenta el número de gente, el transporte, la actividad que se vaya a llevar a cabo,… Y por supuesto, hay que visitar la localización para comprobar y resolver cualquier duda o posible problema que pueda surgir.
- Es importante determinar cual es el público objetivo al que va dirigido y por tanto, decidir el tipo de evento más adecuado, ya sea un foro, jornada, encuentro,…
- A continuación, hay que elaborar el programa del evento y escoger a los ponentes o personas que van a participar y formar parte.
- El diseño del catálogo e identidad del evento, a través de banners, flyers,.., es fundamental para informar a la gente de lo que va a ocurrir, además es la presentación del propio evento que se publicará en la pagina web y redes sociales de la empresa para dar difusión.
- Durante el proceso previo a la celebración del evento, hay que monitorizar y llevar un control de los asistentes para no sobrepasar el aforo, o por el contrario, para atraer a más personas.
- Como último impulso antes de la celebración, lo más recomendable es enviar una nota de prensa a los medios, miembros o profesionales relacionados con el sector y hacer recordatorio en redes y la web.
- El día antes hay que montar el espacio y realizar todo tipo de comprobaciones previas como las luces, el proyector, presentaciones, sonido, micrófonos,…
- El día del evento, o el primer día en caso de ser varios, se lleva a cabo la acreditación y recepción e instalación de patrocinadores, si los hay.
- Durante la celebración habrá una persona o varias personas encargada de realizar fotografías y vídeos.
- Al finalizar el evento se envía la encuesta de satisfacción que además da acceso al libro de ponencias y las fotos.
- Se facturan todos los pagos pendientes para poder cerrar el control económico del evento.
- Si hay material suficiente, se elabora un vídeo resumen del evento con los videos, fotografías y entrevistas realizadas.
- Se enviará una nota de prensa a medios y boletín a los miembros donde se incluya las fotos del evento.
- Publicar en redes y la web de la asociación toda la información y material audiovisual, fotografías, vídeos y libros de ponencias.
- Por último, realizar un balance del evento, datos económicos, puntos positivos, puntos mejorables,…
Foro de ASEAMAC 2020
El Foro de ASEAMAC es uno de los eventos que más trayectoria tiene. Su primera edición tuvo lugar en 2013 y desde entonces ha ido evolucionando su formato con un aumento de asistentes y patrocinadores, año a año.
Toda la información y organización de cada una de las ediciones se encuentra en la página web donde hay una sección dedicada con algunas fotos y vídeos del acto.
En este caso, el foro 2020 tuvo lugar en Madrid con una gran variedad de actividades como sesiones de networking entre proveedores y contratistas, mesas redondas, conferencias,… además e una actividad especial en el Karting de Carlos Sainz donde también tuvo lugar la cena con todos loas asistentes. Además, se realizó un sorteo y hubo magia en directo entre otras muchas más sorpresas.
